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加强应款的日常管理

2020-01-19 04:17:00    50次浏览

加强应款的日常管理

企业做好减少赊欠款和呆坏账的前期准备工作,或许能够在一定程度上减少货款的风险,但这只是规避货款风险的步。在实际工作中,要想很好地解决回款问题,还需要企业在日常工作中多加注意。要保证销售款的顺利回收,回款的日常管理是必须要做好的工作。如果企业平时不注重货款管理,没有对应款进行有效的管理,不建立相关的风险控制机制,只是想着到日子就去收款,到头来可能就会拿不到货款,特别在遇到问题时就会手忙脚乱,难以很好地应对。

所以,企业要保证顺利回款,就要在日常工作中加强管理。

1.注重合同管理

企业除现金收入之外的供货业务都必须签订合同。当销售部门收到经财务部门和企业法定代表审核签字后的赊销申报单后,根据审批意见并在与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。销售合同的要素必须齐全丽且符合国家法律规定,特别是付款形式、账期和延期付款的违约责任应清楚、准确,能够采用统一的合同范本。另外,销售部门还要将合同影印几份,经有关部门或人员与原件核对无误后分别交给企业的信用管理部门及财务部门,以利于其对销售合同的执行、、检查,并能发挥监督和预警作用。

2.清楚应款赊欠的期限

确定应款赊欠期限的长短。赊销期限就是允许客户从购买货物到付款的时间,也称信用期间。信用期间的长短是应款管理的一项关键因素,如果信用期间较短,不足以引起客户的购买欲望,削弱了竞争力;如果信用期间过长,就加大了成本和货款收不回来的风险。信用期间的确定,实际上就是对信用期所增加的收益和费用之间的分析比较。这是因为赊销需要用企业资金,而且还要考虑资金的时间价值(现款和3个月、6个月后收到相同金额的货款,虽然数目上一致,但是两者的价值是不同的)。采取赊销策略的最终目的是为了提高经济效益,应款相当于企业的一项资金投放,是为了扩大销售和提高经济效益而进行的投资,而投资必定要产生成本,这就需要在赊销所增加的盈利和发生的成本之间作权衡,只有当赊销所增加的盈利超过所增加的成本时,才能实施赊销策略,如果对比表明有良好的盈利前景,就应该扩大赊销。

3.追踪并适当分析应款

应款一旦形成,企业就必须考虑如何按期足额收回的问题,这样就需要企业在收款之前,对应款的运行状态进行追踪分析,分析的重点要放在赊销产品的变现或价值创造上。企业要对赊购者的信用质量、偿付能力进行深入调查,分析客户现金持有量与调剂程度能否满足兑现的需要,把挂账数额大、信用质量差的客户的欠款作为分析和防范的重点,只有这样才能做到 防患于末然。

4.建立赊销申报制度

企业财务部门或信用部门要对应款加强管理,不能只从销售人员口中了解情况,应当建立健全赊销申报制度,严格控制应款的发生。如客户要求延期付款时,销售部门经办人员须填制赊销申报单(一式多联),报信用部门审核。在申报单上除了要列明对方单位名称、地址、开户银行及账号等基本内容外,须重点标明要求赊销金额、赊销期限、有无担保等,信用部门在调查客户资信情况后,作出赊销决策,在赊销申报单上签署意见,并报企业法定代表人签字,之后方可列账。应款列账后,申报部门的负责人及经办人员就成了该笔款项的责任人,并在信用部门的配合、监督下对款项的回收负全责。

5.加强应款回收情况的监督

应款发生的时间有长有短,有的刚刚发生,有的已经超过信用期间很长时间,特别是有些单位应款户多,时间长,因此,必须对应款进行细致的核算和严密的监督。

6.加强对应款的账龄管理

通常来说,客户拖欠账款的时间越长,催收的难度就越大,发生呆坏账的概率就会越高。据美国者协会统计,超过半年的账款回收成功率为57. 8%,超过1 年的账款回收成功率为26.6%,超过2 年的账款只有13 .6%可以收回。为了避免企业应款呆坏账的产生,应定期编制应款账龄分析表。应款账龄分析表能够直观反映各个时期账款产生的情况,可以看出有多少账处在信用期间,有多少账超过信用期间和超过的时间,有多少超龄的应款需要企业采取积极的行动加紧催收。因为账款最忌讳不及时追讨,因此,企业必须做好应款的账龄分析,密切注意应款的回收情况和相关变化,并利用账龄分析结果指导业务部门和财务部门的工作,减少发生账款逾期不回的可能性,加速营运资金的周转。

总体来说,企业在对应款账龄的结构分析中,要把过期债权款项纳入工作重点,调整并研究新的信用政策,努力提高应款的收现效率。同时,对尚未到期的应款也不能放松监管,以防止发生新的拖欠。

7.定期进行应款的对账工作

为加强应款的管理,企业应定期向客户寄送对账单,对账单应由双方供销当事人和财务人员确认无误并签章,作为有效的对账依据,如发现差错应及时处理。应款的对账工作一般包括两个方面:一是总账与明细账的核对,二是明细账与相关客户单位往来账的核对。在实际工作中,往往会出现本单位明细账与客户单位往来账余额对不上的现象,这主要是对账工作脱节造成的。因此,企业应定期通过信函或者要求销售人员面对面与客户对账,并将实际情况及时汇报给销售部门、财务部门以及主管领导。在日常工作中,企业相关部门或者销售人员需要设立统计台账,及时登记产品的发出、开票情况,还可以采用银行对账单的形式与客户对账,并 由对方确认,为及时清收应款奠定基础。

8.划分客户类别,加强催款力度

信用管理部门在账龄分析表的基础上,经过追踪、核查,进一步将逾期应牧账款按风险程度分为A, B,c三类。把属于客户有能力偿还,但ff必妳何不还的则分为A类;因决策失误、经营管理不善等临时性经营困难,但产品有前景而不能及时偿还的划为B类;因天灾人祸、政策调整等不可抗力而导致经营极度困难且扭亏为盈无望的划归为C类。对于不同类别的应款应采取不同的策略进行催收。对于A类拖欠,应及时采取包括法律手段在内的策略,如借助有权威的第三者进行调解,由仲裁机关仲裁解决等;对于B类拖欠,可以采取物资串换、以物抵债、债转股或要求客户采取一定的补救措施,如重新签订协议,适当延长还款期限但须加收一定的逾期补偿等,协助客户渡过难关;对于C类拖欠,是延期还是让利给对方,宁可少收一点而尽早回笼资金了结该笔欠款,须经有关部门或主管领导权衡再作处理。

9.建立坏账准备金制度

因为商业信用存在风险,所以我们不可能完全避免坏账损失,就算企业的信用政策再严格也是如此。所以,为了减少坏账损失,企业可以建立坏账准备金制度,通过计算坏账损失率,考察回款被拒付的可能性大小,采用应款余额百分比法或其他方法计提坏账准备金。

假如企业能够做好上述应款日常管理工作,将大大降低回款呆坏账发生的概率。下例A企业的做法可以借鉴。

A企业是一家规模中等的电器配件生产厂家,主要是给一些家电生产企业做配套供应。近两年在与很多客户的合作过程中,应款率一直控制在15%以下,企业的资金也处在良性运转状态,而该企业之所以能够形成这样的局面,得益于该企业对于应款的控制,而这个有效的控制又与该企业销售和财务上的密切配合分不开。

首先,销售上,A企业要求销售人员在与客户签订业务合同时,必须做到以下几点:

(1)明确各项交易条件,如价格、付款方式、付款日期、运输情况等。

(2)明确双方的权利和违约责任,尤其是延期付款的违约责任。

(3)定合同期限,合同结束后视情况再行签订。

其次,财务管理上,A企业根据每个销售业务合同签订的实际情况,协助销售部门做以下几项工作:

(1)形成定期的对账制度,每隔一个月就必须同合作客户核对一次账目;对于不进行账目核对的客户和销售人员作停发货处理。

(2)针对各个客户的回款情况,定期通过财务和销售沟通会进行综合分析,确定信用等级的标准,并及时调整客户的授信额度和信用等级。

(3)针对合同所定的账款账龄进行严密监控,并建立预警机制,一旦出现账龄超过1个月的应款,就通知销售部门进行限量发货,对账龄超出2个月的客户予以停货催款,而对于账龄超过3个月的客户,则通过各种手段进行催款,以防止应款增加。

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